Bagaimana susun data mengikut urutan dalam MS Excel

Tutorial MS Excel untuk beginner:
Bagaimana untuk menyusun data atau item mengikut urutan dalam MS Excel

Selamat bertemu teman-teman.
Kali ini kita belajar bagaimana untuk menyusun data atau 'sorting' sama ada secara menaik atau menurun. Fungsi ini membolehkan kita menyusun senarai nama secara menaik (A-Z) atau sebaliknya. Juga, kita boleh menyusun nombor dengan nilai dari tinggi ke rendah (10-1) dan sebaliknya.

Untuk bahagian pertama tutorial ini, kita akan menyusun (sort) data untuk satu lajur (single column). Sebagai contoh, kita mahu menyusun senarai nama mengikut urutan menaik iaitu nama yang bermula huruf A akan berada disenarai teratas dan diikuti abjad seterusnya.

Lihat gambar 1 dibawah.

Gambar 1

Jika lihat pada gambar di atas, kita dapati urutan nama adalah tidak mengikut susunan. Jadi, dalam tutorial ini, kita akan menyusun urutan nama ini secara menaik.

Langkah 1:
Lihat pada gambar 2 dibawah. Pertama sekali, highlight cells seperti dalam kotak merah.

Gambar 2

Langkah 2:
Lihat gambar 3. Klik menu 'Home' seperti yang dibulatkan merah. Kemudian cari fungsi/ikon 'Sort & Filter' seperti yang ditunjukkan dalam kotak merah. Klik ikon 'Sort & Filter'.

Gambar 3

Langkah 3:
Lihat gambar 4. Pada drop down menu, pilih dengan mengklik menu 'Sort A to Z' seperti dalam kotak merah. Fungsi menu adalah untuk menyusun nama dari A kepada Z. Klik 'Sort Z to A' jika anda ingin menyusun data secara menurun iaitu dari Z ke A.

Gambar 4

Langkah 4:
Lihat gambar 5. Mesej seperti ini akan keluar kerana table kita mempunyai dua kolum padahal kita hanya menghighlight satu kolum sahaja. Kita teruskan dengan memilih radio button kedua seperti yang dibulatkan. Kemudian klik 'Sort'.

Gambar 5

Lihat gambar 6. Data (senarai nama) telah disusun dalam urutan menaik iaitu dari A kepada Z.

Gambar 6

Anda boleh mencuba untuk menyusun data dalam bentuk nombor dengan mengikuti langkah langkah yang sama seperti di atas.

Dalam tutorial yang akan datang, kita akan belajar bagaimana menyusun data dalam lebih dari satu lajur / kolum.

Mencipta urutan nombor atau abjad dengan mudah dalam MS Excel

Tutorial MS Excel buat beginner:
Bagaimana mencipta urutan nombor/abjad dengan mudah dalam MS Excel

Tutorial ini khas buat mereka yang masih baru atau dikira 'beginner' dalam ms excel terutama sekali murid-murid sekolah rendah/menengah.

Tutorial ini akan menunjukkan cara untuk membuat urutan nombor atau abjad dengan mudah dan pantas. Biasanya urutan ini dicipta sebagai nombor senarai dalam table. Lihat contoh dalam gambarajah dibawah.

Gambar 1

Bahagian yang ditanda dengan kotak merah adalah urutan nombor yang kita gunakan sebagai nombor senarai item dalam table kita. Bagi senarai yang pendek, iaitu kurang dari 10, mungkin tidak sukar untuk kita memasukkan satu persatu nombor senarai tersebut. Tetapi bagaimana jikalau nombor senarai kita mencapai hingga puluhan ke ratusan, tentu jenuh untuk memasukkannya satu persatu.


Jadi kita lihat disini cara yang mudah dan pantas untuk memasukkan nombor senarai dengan mudah.

Gambar 2

Langkah 1:
Lihat pada gambar 2. Mula-mula, anda perlu menaip urutan nombor 1 dan 2 masing masing ke dalam cell A3 dan A4 seperti yang dibulatkan pada gambar.

Gambar 3

Langkah 2:
Highlight cell di dalam kotak merah (cell A3 dan A4). Tak tahu bagaimana meng'highlight'??? Begini...Klik cell A3(1) dan tahan (jangan lepas klik) dan drag kursor ke cell A4(2).

Gambar 4

Langkah 3:
Letakkan kursor anda ke bucu seperti dalam bulatan merah sehingga kursor anda bertukar kepada '+'. Klik mouse anda tanpa melepaskannya dan kemudian drag kursor anda hingga ke cell yang anda ingin masukkan nombor urutan seperti yang ditunjukkan anak panah berwarna biru. Lepaskan klik anda dan nombor urutan akan secara automatik dimasukkan seperti dalam gambar 1 di atas.

Mudah dan pantas, bukan?

Anda bukan hanya boleh memasukkan urutan nombor tetapi juga huruf abjad (a-z) atau roman (i,ii, iii....). Anda boleh cuba.